146%-ый способ оптимизации рабочих процессов и времени

Всем привет! Сегодня хотел бы поделиться с вами тем, как я наладил работу с множеством микрозадач, напоминаний и заметок, а также как у меня получилось ничего не забывать и не упускать много полезной информации в виде статей и видео-роликов.

Предыстория

Я уже ни раз упоминал в своих статьях, что я работаю вместе с командой из 9-ти человек. Год назад для коммуникации с ними я использовал разные мессенджеры и соцсети, а для выдачи и контроля задач применял Google Drive и Google Таблицы.

Т.к. у каждого свои предпочтения мне приходилось с кем-то переписываться в ВК, с кем-то по почте, с кем-то в Skype или Viber. А бывало, что один и тот же человек писал мне и туда и туда. Понятное дело, что найти потом нужную информацию было крайне сложно.

Чем с большим количество людей я начинал работать на постоянной основе, тем к большей путанице это приводило. В Google Drive появлялось всё больше персональных папок и файликов, к которым я выдавал совместные доступы, а когда к какому-то конкретному файлу было необходимо предоставить доступ новому сотруднику – это превращалось в ад и отнимало на поиски этого самого файла не мало времени.

Ко всему прочему у меня в бумажном блокноте было по 15-20 личных ежедневных задач, которые тоже хотелось перенести в электронный вид, чтобы вся работа хранилась в одном месте и была легкодоступна из любого места – дома, офиса, маршрутки, пляжа или кафе.

В какой-то момент я просто затрахался следить за всем этим, и я решил оптимизировать весь этот хаос.

Логично, что я начал оптимизацию рабочих процессов с гугления разных CRM-систем. А после не продолжительных поисков остановился на Битрикс 24. Очевидных плюсов этой системы было два:

1. Здесь было все, что мне нужно.
2. Битрикс 24 бесплатен для 12 сотрудников.

Битрикс 24 сэкономил время в 13,3 раза!

Первый запуск Битрикса меня, конечно, огорчил. По первой интерфейс кажется очень не дружелюбным. Куча каких-то менюшек-подменюшек, закладок и кнопок. Мне потребовалось чуть больше недели, чтобы привыкнуть ко всему этому, и я постепенно начал добавлять туда сотрудников и переносить часть задач в экосистему Битрикс 24.

С первых дней работы с командой в Битриксе стало понятно, что это очень удобно и очень сильно экономит время. Если раньше на постановку задачи и оповещению о ней сотрудников тратил минут 20, то теперь на это уходило 1,5 минуты и всего несколько кликов.

Раньше

Как было:

1. Я заходил в Google Drive.
2. Искал и запускал необходимую Google Таблицу, где прописывал дедлайн и ТЗ.
3. Вспоминал где я общаюсь с сотрудником, и писал ему, что в таком-то файлике появилась новая задача или просто тупо скидывал ему ссылку на эту задачу.

Всего три пункта, но переходы из одной вкладки в другую, открытие документов, копирование и вставка ссылок, переход по соцсетям и прочее и прочее отнимает на самом деле больше времени, чем кажется.

Отдельная тема –  контроль дедлайнов, которые указаны в разных файлах, разных сотрудинков…

Теперь

Что теперь? Теперь я захожу в Битрикс 24, кликаю на «Новая задача», закрепляю файлик с ТЗ, назначаю дедлайн.

ВСЁ!!!

Не нужно никому отписываться, не нужно следить за временем выполнения, не нужно просматривать папки на Google Drive с выполненным заданием.

Так же стоит отметить, что помимо того что получилось объединить все действия в одном месте, так ещё хватает всего одного приложения на Android – Битрикс 24, чтобы ставить задачи и следить за их выполнением.

А как же Google Drive и Google Таблицы?

От этих двух прекрасных вещей я, конечно же, не отказался полностью. Я продолжаю пользоваться Google Таблицами в совместном доступе, но только для просмотра отчётов, которые делает мой зам. Каждый день в онлайн-режиме я вижу, сколько статей написано, сколько размещено, какое семантическое ядро собирается и прочее и прочее.

Google Drive же использую, например, для хранения  MindMap, которые автоматом сохраняются после их создания в Draw.io. Также Гугл Диск хранит всё те же отчётные файлы для совместного доступа.

Артём Высоков

Автор блога о SEO и заработке на сайтах - Vysokoff.ru. Продвигаю информационные и коммерческие сайты с 2013 года.

Задать вопрос

 Загрузка ...

Т.о. в Битрикс 24 ушли рабочие моменты и коммуникация с сотрудниками, а Google-сервисам осталась функции хранителя важных документов и собирателя отчётов.

Личные задачи, идеи и напоминания

Всё выше написанное относится к оптимизации работы с сотрудниками, однако, у меня ещё была цель привести к гармонии личный хаос, состоящий из множества микрозадач, напоминаний, а также записей-идей, которые время от времени генерит моя голова 🙂

Если раньше, чтобы ничего не забывать я использовал Google Календарь, который синхронизирован на всех устройствах – ноут, планшет и телефон, то сейчас я решил добавить ещё и Evernote.

Я много слышал об этом органайзере, но всё никак не доходили руки потестить его функционал. На данный момент я очень рад, что наконец-то добрался до Evernote, потому что он действительно экономит время и не даёт забывать появляющиеся в голове идеи. С помощью пары кликов можно создать заметку и уже не боятся, что что-то вылетит из головы из-за большого объёма информации.

К слову, за первые два дня использования я нахерачил в Evernote 27 заметок 🙂

4 в 1!

Но и это ещё не всё. После того как удалось разобрать и личный хаос, я стал искать пути, как совместить работу с сотрудниками и личные задачи с Битрикс 24. Целью было максимально объединить всё в одном месте.

И, чёрт возьми, мне это удалось!

Погуглив я нашёл на официальном сайте приложение для Битрикс 24 для синхронизации Evernote. Приложение позволяет выгружать заметки в Битрикс и создавать на их основе задачи.

Крайне удобная и безумно полезная вещь! Теперь получается так:

1. Нагенерил идей в маршрутке, туалете, баре или перед сном.
2. Выгрузил заметки связанные с рабочими моментами в Битрикс и на их основе раскидал задачи для себя и сотрудников.
3. PROFFIT!!111

Планирование работы

Теперь, когда все заметки, напоминания и идеи находятся в одном месте можно с лёгкостью планировать  работу на день, неделю и даже месяц.

Теперь можно не боятся, что что-то забудешь, какое-то мероприятие пропустишь или какой-то контрагент не заплатит деньги и это пройдёт незамеченным.

Единственное, что ещё осталось синхронизировать с Битрикс 24 – это сервис МоёДело, которым я также пользуюсь. Но, насколько мне известно, МоёДело работает над этим вопросом (сейчас есть синхронизация только с AmoCRM) и возможно скоро и эта последняя боль будет закрыта.

Что получилось?

В итоге получилась вот такая связка:

• Google Drive + Google Таблицы + синхронизация с Битрикс 24 – для сотрудников.
• Evernote + синхронизация с Google Календарь + синхронизация с Битрикс 24 с помощью приложения Evernote для Битрикса – для меня.

Таким образом, все рабочие задачи, идеи и напоминания сразу же появляются в единственной программе – Битрикс 24, которая стоит на телефоне и доступна из любого уголка планеты, где есть Интернет.

P.S.

И напоследок, я не смог обойти стороной ещё один крутой сервис – Pocket, с помощью которого я сохраняю интересные статьи для дальнейшего прочтения. К слову, всеми самыми-самыми важными и злободневными можно «Поделиться» из Pocket в Evernote создав там заметку.

Всем настоятельно рекомендую данную прогу, т.к. она позволяет откладывать на будущее прочтение, если на данный момент нет времени.

Единственный косяк – это то, что количество статей для прочтения копится быстрее, чем на их прочтение находишь время 🙂 Но это уже не вина Pocket.

Надеюсь мой опыт по оптимизации рабочих процессов с помощью этой адовой связки сервисов и программ поможет и вам сэкономить время, начать грамотно планировать рабочий день и не забывать о мелочах, микрозадачах и интересном контенте!

А если кому-то есть, что дополнить прошу написать об этом в комментариях!